Política de Tratamiento de Datos

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Único 1074 de 2015, las empresas del Grupo SERVIREENCAUCHE, incluyendo la plataforma de comercio electrónico LlantaFácil.co, adoptan la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.

De esta manera, las empresas del Grupo SERVIREENCAUCHE manifiestan que garantizan los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales o como usuarios de la plataforma LlantaFácil.co, llegaran a suministrar cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Empresas del Grupo Servireencauche, en adelante LAS EMPRESAS, son:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, informándole sobre la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y calidad de comerciante o servidor público.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio nacional para la realización de un tratamiento por el encargado.

Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada, sujeta a las disposiciones legales vigentes.

Finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al titular.

Libertad: El tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: Se garantizará al Titular el derecho de obtener en cualquier momento información acerca de la existencia de datos que sean de su titularidad.

Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Confidencialidad: Todas las personas que administren o tengan acceso a los datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

Los datos personales se usarán para el desarrollo del objeto social de las empresas del GRUPO SERVIREENCAUCHE y de la plataforma LlantaFácil.co, incluyendo las obligaciones legales, administrativas, operativas, contractuales y comerciales; para ofrecer y proveer nuestros servicios; evaluar su calidad; enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los bienes y servicios que comercializamos; tramitar facturación, cobro, pagos y temas contables; soportar procesos de auditoría; cumplir decisiones judiciales y administrativas; y mantener actualizada la información de nuestros grupos de interés.

Las instalaciones cuentan con sistemas de videovigilancia debidamente señalizados, con fines de control de ingreso y seguridad.

Para el tratamiento de datos, LAS EMPRESAS podrán transferir o transmitir los datos a responsables o encargados en Colombia o fuera del territorio nacional, implementando los controles requeridos para garantizar confidencialidad, disponibilidad e integridad, tomando como marco de referencia la norma ISO 27001:2013.

Los datos capturados durante el proceso de selección serán almacenados de manera física o digital. LAS EMPRESAS podrán usarlos para: procesos de reclutamiento y selección; verificación de antecedentes; gestión contractual; cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social; afiliación al Sistema de Seguridad Social; programas de bienestar y endomarketing; gestión de pagos y descuentos; y procesos administrativos de gestión del recurso humano.

Los datos de proveedores, ex proveedores, clientes, ex clientes y potenciales clientes — incluyendo usuarios de LlantaFácil.co — podrán usarse para: catalogar y almacenar información; consultar bases de datos públicas; analizar y procesar información para fines del negocio; prevención y control de lavado de activos; gestión contractual; atención de solicitudes, quejas o reclamos; análisis estadísticos; envío de información de interés, material publicitario y ofertas; cumplimiento de la ley colombiana; ejecución y cumplimiento de contratos; realización de encuestas de satisfacción; y cumplimiento de requerimientos de Ley.

Los datos de accionistas podrán usarse para: registro como accionista o miembro de Junta Directiva; citación de Asambleas o Juntas; envío/recepción de mensajes propios de la relación accionarial; pago de dividendos; y actividades propias de la Junta Directiva conforme a estatutos.

Los datos de visitantes se usarán para: registro de personal que ingresa a instalaciones; verificación de afiliación a ARL; medidas de seguridad de la empresa; y cumplimiento de la normatividad vigente conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Para el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, LAS EMPRESAS cumplirán los siguientes parámetros: la autorización será otorgada por sus representantes legales; se garantizará el derecho a ser escuchados; se respetarán sus derechos fundamentales; y se informará de forma explícita cuáles datos son sensibles y su finalidad.

• Acceso y rectificación: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LAS EMPRESAS.
• Prueba de autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Información: Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocación: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios y garantías constitucionales.
• Acceso gratuito: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez al mes.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular acreditando su identidad, sus causahabientes, su representante o apoderado, o un tercero en cuyo favor se hubiere estipulado.

LAS EMPRESAS garantizarán al titular el pleno ejercicio del derecho de hábeas data, y en consecuencia deberán:

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta y actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados por la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

LAS EMPRESAS requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, excepto cuando se trate de información requerida por entidad pública o judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica, fines históricos o estadísticos, o datos del Registro Civil.

La autorización podrá obtenerse mediante documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios web o cualquier otro formato que permita el consentimiento mediante conductas inequívocas.

LAS EMPRESAS conservarán la prueba de la autorización otorgada, manteniendo el registro de la forma y fecha en que se obtuvo.

Los titulares pueden en cualquier momento revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

El tratamiento se realizará en el marco legal vigente y en virtud de la condición de LAS EMPRESAS como comercializadoras de llantas nuevas para todo tipo de vehículo, servicios de reencauche, servicios integrales para vehículos automotores y canal de ventas online LlantaFácil.co.

Los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

• Desarrollar la misión de LAS EMPRESAS conforme a sus estatutos.
• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.
• Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.
• Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LAS EMPRESAS.
• Desarrollar programas conforme a sus estatutos.
• Cumplir todos sus compromisos contractuales.

LAS EMPRESAS podrán hacer uso y tratamiento de datos sensibles cuando el titular haya dado su autorización explícita; cuando sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular; cuando sea efectuado por organizaciones sin ánimo de lucro con fines legítimos; cuando se refiera a datos necesarios para el reconocimiento de un derecho en proceso judicial; o cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

En todo caso, el tratamiento de datos sensibles requiere la autorización previa, expresa e informada del titular.

El Aviso de Privacidad es el documento puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. Deberá contener como mínimo:

• La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad.
• Los derechos del titular.
• Los mecanismos para que el titular conozca la política y sus cambios sustanciales.
• El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

Para garantizar el derecho de acceso del titular, LAS EMPRESAS pondrán a disposición, previa acreditación de identidad y sin costo alguno, los datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y permitir al titular conocer y actualizar su información en línea.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar su información personal. LAS EMPRESAS garantizan la habilitación de medios de comunicación electrónica y atenderán las solicitudes en un término máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atender en ese término, se informará antes del vencimiento señalando la nueva fecha, la cual no podrá superar 5 días hábiles adicionales.

El reclamo se formulará al correo dgiraldo@servireencauche.com, con identificación del titular, descripción de los hechos y documentos de soporte. Si el reclamo es incompleto, se requerirá subsanar dentro de los 5 días siguientes. El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales.

El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico dgiraldo@servireencauche.com indicando la actualización o rectificación a realizar y aportando la documentación que sustente su petición.

El titular puede solicitar la supresión de sus datos cuando considere que no están siendo tratados conforme a la normatividad vigente, cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recabados, o cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines.

LAS EMPRESAS podrán negar la supresión cuando exista un deber legal o contractual de permanencia, cuando obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular.

LAS EMPRESAS procederán, de acuerdo con la normatividad vigente, a realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, que es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LAS EMPRESAS adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.